Aufgaben delegieren

Ohne Vision.iC ...

... war es einfach ein Chaos! Niemand wusste genau, wer für was verantwortlich ist. Unsere Stellen- und Aufgabenbeschreibungen waren ein Durcheinander, unvollständig und überall verteilt – in unterschiedlichen Dateiformaten und Speicherorten. Und dann hatten wir noch Stellen mit gleichen Aufgaben, aber völlig unterschiedlichen Beschreibungen. Das war nicht alles: Wir haben nur den Soll-Zustand gemanagt, ohne echte Überprüfung, ob die Aufgaben auch wirklich so erledigt werden, wie geplant. Eine systematische Analyse? Fast unmöglich in diesem Wirrwarr!

Mit Vision.iC ...

... haben wir endlich alle Hauptaufgaben unserer Abteilungen klar und einheitlich definiert – und das in nur einem halben Tag pro Abteilung, dank des Referenz-Servicekatalogs von Communic! Jetzt ist es ein Kinderspiel, die Aufgaben den richtigen Leuten zuzuweisen. Jeden Monat geben unsere Teams in Vision.iC Feedback und Prognosen zur Qualität ihrer Arbeit und was sie in Zukunft leisten können. So sehen wir Führungskräfte sofort, wo wir eingreifen müssen, um die besten Voraussetzungen für erstklassige Arbeitsergebnisse zu schaffen.

Wer sich zu groß fühlt, um kleine Aufgaben zu erfüllen,
ist zu klein, um mit großen Aufgaben betraut zu werden.

Jacques Tati

Wie hilft Vision.iC beim Delegieren von Aufgaben?

Aufgaben handlungsleitend formulieren

Die Vision.iC Leadership Suite hilft dabei, die Qualitätsansprüche an die Aufgabenerfüllung in einer klaren, standardisierten und verständlichen Sprache zu artikulieren. Diese Sprache ist so gestaltet, dass sie nicht nur für Fachleute, Methodenexperten und IT-Spezialisten, sondern auch für das allgemeine Personal nachvollziehbar und verständlich ist, insbesondere bei der Dokumentation von Prozessen.

Aufgabenqualität messen

Die Vision.iC Leadership Suite macht es einfach, mit ihrer standardisierten Sprache die Qualitätsstandards für Aufgaben klar und verständlich zu definieren. So wird jede Aufgabe messbar und erhält einen zielgerichteten Charakter. Dies ermöglicht es, Aufgaben durch den PDCA-Führungsprozess (Planen, Durchführen, Überprüfen, Anpassen) effektiv zu planen, auszuführen, zu überwachen und kontinuierlich zu verbessern.

Aufgaben versions- und revisionssicher organisieren

Die Vision.iC Leadership Suite erleichtert es, Aufgaben mit klar definierten Status wie „In Bearbeitung“, „Genehmigt“ und „Freigegeben“ sicher zu verwalten. Es ist ganz einfach, eine Aufgabe, die bereits als „freigegeben“ markiert ist, bei Bedarf wieder auf den Status „In Bearbeitung“ zu setzen und so eine neue Version zu erstellen.

Aufgaben und Prozesse integrieren

Die Vision.iC Leadership Suite macht es möglich, bestimmte Aufgaben mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen zu verbinden. Dies verknüpft Personal- und Prozessentwicklung miteinander. Für die Mitarbeitenden wird so sichtbar gemacht, wie ihre in der Stellenbeschreibung festgelegten Aufgaben als Teilprozesse in verschiedenen Geschäftsprozessen eingebettet sind.

Prozess- und Kundenorientierung leben

Durch die Verbindung von Aufgaben (aus der Sicht der Mitarbeitenden) mit den Geschäftsprozessen (aus der Sicht der Organisationsentwicklung) kann die Qualität der Prozesse und die Kundenorientierung effektiv überwacht werden. Dies wird durch die Feedbackfunktion im Führungsprozess erreicht. Die Mitarbeitenden geben Rückmeldung darüber, ob sie ihre Aufgaben – also die Teilprozesse – gemäß den Vereinbarungen mit internen und externen Kunden im letzten Monat umsetzen konnten. Jede Abweichung bietet die Gelegenheit, die Prozesse zu verbessern und einen Lern- und Verbesserungsprozess zu starten.

Ziel- und prozessorientiertes Aufgabenverständnis

Aufgaben als Services

In vielen Organisationen ist die strategische Bedeutung von Aufgaben oft nicht klar erkennbar. Sie werden meist in Stellenbeschreibungen nur grob umrissen, wie beispielsweise „Einkauf von A-B-C-Artikeln“, „Personalabrechnung“, „Aufbereitung von Controllingdaten“, „Erstellung von Angeboten“ usw., ohne spezifische Qualitätsanforderungen. Dies führt zu einem Mangel an Zielorientierung im täglichen Geschäft.

Unser Mehrwert: Wir stellen ein Beschreibungsformat zur Verfügung, das es ermöglicht, die von internen und externen Kunden erwartete Servicequalität bei der Ausführung einer Aufgabe klar, handlungsorientiert und messbar zu definieren.

Aufgaben als Teilprozess

In vielen Organisationen sind die Personal- und Organisationsentwicklung oft nicht miteinander synchronisiert. Stellen- und Prozessbeschreibungen werden separat erstellt und verwaltet. Die Praxis zeigt jedoch, dass jede Aufgabe, die ein Mitarbeiter übernimmt, auch einen Bezug zu einem bestimmten Prozess hat. Daher können Aufgaben und Teilprozesse als inhaltlich identisch angesehen werden.

Unser Mehrwert: Wir bieten mit unserem Ansatz des serviceorientierten Prozessmanagements eine sichere Methode zur Integration von Service- und Prozessinhalten. Dadurch entfällt der Aufwand für die Änderung und Pflege von Stellenbeschreibungen komplett. Dies führt zu einer stark verbesserten Akzeptanz und Verständlichkeit der Geschäftsprozesse bei den Mitarbeitenden.

Steigern Sie Ihre Effizienz im Delegieren von Aufgaben!

Die Vision.iC Leadership Suite von Communic unterstützt Sie dabei, Aufgaben effektiv zu delegieren und zu verwalten. Sie hilft, Aufgaben in einer klaren, standardisierten und verständlichen Sprache zu formulieren, was nicht nur die Messbarkeit und Qualität der Aufgabenerfüllung verbessert, sondern auch die Prozess- und Kundenorientierung stärkt. Mit Vision.iC können Sie Aufgaben mit den dazugehörigen Geschäftsprozessen verbinden und somit eine stärkere Integration von Personal- und Prozessentwicklung erreichen. Nutzen Sie Vision.iC, um ein ziel- und prozessorientiertes Aufgabenverständnis in Ihrer Organisation zu fördern und die Servicequalität bei der Ausführung von Aufgaben klar und messbar zu definieren. Beginnen Sie jetzt, um Ihre Aufgaben effizient zu delegieren und die Leistungsfähigkeit Ihres Teams zu maximieren!

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