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VISION.iC COMPLIANCE

Risiko- und Compliance-Management

Vision.iC Compliance unterstützt Sie dabei, Ihr Risikomanagement, Pflichtenmanagement und Compliance-Management mit dem Führungsprozess zu verknüpfen und ein integriertes Managementsystem zu etablieren.

In einem dynamischen globalen Wettbewerbsumfeld sind immer mehr Qualitäts- und Sicherheitsstandards zu erfüllen. Gleichzeitig beeinflussen zahlreiche Faktoren die Prozesssicherheit und die Qualität von Produkten und Dienstleistungen. Vision.iC bietet die Möglichkeit, Governance, Risiko und Compliance auf innovative Weise einfach als integriertes Gesamtsystem zu implementieren.

VISION.iC COMPLIANCE

Risiken

Risiken erfassen

Im Rahmen der Risikoinventur können Sie die identifizierten Gefährdungen oder Schadensereignisse anlegen. Sie haben die Möglichkeit, diese nach Risikobereichen zu kategorisieren, sie zu priorisieren und Risikoverantwortliche zuzuordnen. Dies ermöglicht eine systematische Erfassung und Verwaltung von Risiken in Ihrer Organisation.

Risiken bewerten

Die identifizierten Risiken können Sie anhand des Schadensausmaßes in Euro und der Eintrittswahrscheinlichkeit in Prozent bewerten. Alternativ steht Ihnen auch ein frei definierbares Stufenmodell mit Schadens- und Wahrscheinlichkeitsstufen zur Verfügung. Basierend auf Ihrer Bewertung wird die Risikoklasse ermittelt. Die Risikoklassen sind ebenfalls frei definierbar und können beispielsweise von „gering“ bis „existenzgefährdend“ reichen.

Für jedes Geschäftsjahr haben Sie die Möglichkeit, die Risiken erneut zu bewerten. Dadurch können Sie die Risikoreduktion im Vergleich zur ursprünglichen Einschätzung nachvollziehen und die Entwicklung der Risikosituation im Laufe der Zeit verfolgen.

Risikozielwerte planen

Sie haben die Möglichkeit, Zielwerte für das Schadensausmaß und die Eintrittswahrscheinlichkeit festzulegen. Diese Zielwerte dienen als Referenzpunkte, um die tatsächlichen Risikobewertungen mit den angestrebten Werten zu vergleichen und die Fortschritte bei der Risikoreduktion zu überwachen.

Risikomaßnahmen

Für jedes Risiko können Sie Maßnahmen zur Risikoreduktion erfassen und im Maßnahmenmanagement bearbeiten. Dies ermöglicht eine gezielte Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur Minimierung oder Kontrolle von Risiken in Ihrer Organisation.

Produkte zuordnen

Sie haben die Möglichkeit, zu jedem Risiko die betroffenen Produkte zuzuordnen. Dies ermöglicht es, die Auswirkungen von Risiken auf bestimmte Produkte zu verfolgen und gezielte Maßnahmen zur Produktsicherheit oder Qualitätskontrolle zu ergreifen.

Services zuordnen

Sie können jedem Risiko Services mit Tätigkeiten und Spezifikationen zuordnen, um sicherzustellen, dass die bereits erreichte Risikoreduktion im Tagesgeschäft langfristig aufrechterhalten wird. Dies erleichtert die Implementierung von Präventivmaßnahmen und die Integration von Risikomanagement in die routinemäßigen Geschäftsprozesse.

Kompetenzen zuordnen

Sie haben die Möglichkeit, für jedes Risiko die erforderlichen Kompetenzen zur Risikovermeidung zuzuordnen. Auf diese Weise können Sie jederzeit auswerten, ob ausreichend Personen mit den relevanten Kompetenzen in Ihrem Unternehmen verfügbar sind, um die Risiken effektiv zu bewältigen. Dies erleichtert die gezielte Ressourcenplanung und die Identifizierung von Schulungs- und Entwicklungsbedarf.

Risikoportfolio

Das Risikoportfolio zeigt grafisch die Priorität der identifizierten und bewerteten Risiken anhand der aktuellen Abschätzung von Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß. Dies ermöglicht eine übersichtliche Darstellung der Risiken und hilft bei der Fokussierung auf diejenigen, die die höchste Priorität für das Risikomanagement haben.

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Rechtspflichten

Rechts- und Handlungspflichten importieren

Sie haben die Möglichkeit, von Ihrem externen Berater oder Content Provider die für Ihre Organisation relevanten Rechtspflichten mit Handlungspflichten und Spezifikationen zu importieren. Darüber hinaus können Sie Aktualisierungen auf Grundlage eindeutiger Kennungen automatisch in Ihr System einspielen lassen. Dies erleichtert die Pflege und Aktualisierung Ihrer rechtlichen Verpflichtungen und stellt sicher, dass Sie stets auf dem neuesten Stand sind.

Pflichten zuordnen

Die importierten Pflichten können Sie den jeweiligen Pflichtenverantwortlichen in Ihrem Unternehmen zuordnen. Ebenso können Sie die Handlungspflichten mit ihren Spezifikationen den ausführenden Mitarbeitern zuordnen. Dies ermöglicht eine klare Zuweisung von Verantwortlichkeiten und Aufgaben im Rahmen der Erfüllung Ihrer rechtlichen Verpflichtungen und trägt zur transparenten und effizienten Umsetzung bei.

Feedback zu Pflichten

Alle Ausführenden, die mit Handlungspflichten betraut sind, können in definierten Intervallen Feedback und Prognosen zur Erfüllung der Pflichten bzw. zur ordnungsgemäßen Ausführung der Handlungspflichten abgeben. Dies ermöglicht eine kontinuierliche Überwachung und Bewertung der Pflichterfüllung sowie die frühzeitige Identifizierung von Abweichungen oder Problemen.

Pflichtenübersicht

In der Übersicht können Sie den Delegations- und Konformitätsstatus für alle relevanten Rechts- und Handlungspflichten einsehen, einschließlich Feedbacks und Prognosen von Ausführenden. Sie haben die Möglichkeit, Maßnahmen im Zusammenhang mit den Pflichten zu erstellen und deren Umsetzung zu verfolgen. Dies erleichtert die ganzheitliche Verwaltung Ihrer Pflichten und trägt zur Gewährleistung der Compliance und zur frühzeitigen Behebung von etwaigen Non-Compliance-Situationen bei.

Tax Compliance managen

Wir unterstützen Sie mit der Vision.iC Leadership Suite dabei, von Experten gepflegte Pflichtenkataloge, wie beispielsweise im Bereich der Tax Compliance, in Vision.iC zu importieren. Dies erleichtert die Integration und Pflege von spezifischen Pflichten und Compliance-Anforderungen in Ihrem Unternehmen und trägt dazu bei, sicherzustellen, dass Sie relevante gesetzliche Vorschriften und Verpflichtungen im Blick behalten und erfüllen.

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Audits

Audits planen

Sie haben die Möglichkeit, interne und externe Audits zu planen und nach verschiedenen Typen und Stati zu verwalten. Zu jedem Audit können Sie Auditpläne sowie weitere Dokumente hinterlegen. Des Weiteren können Sie einen Auditverantwortlichen festlegen und sowohl interne als auch externe Auditoren zuweisen. Dies ermöglicht eine effiziente und strukturierte Durchführung von Audits in Ihrer Organisation und die umfassende Dokumentation aller auditbezogenen Informationen.

Auditmaßnahmen

Zu jedem Audit können Sie die definierten Maßnahmen planen. Diese Maßnahmen werden automatisch ins Maßnahmenmanagement übernommen und können dort dezentral bearbeitet werden. Dabei bleibt stets der Bezug und die Übersicht Ihrer Maßnahmen zum entsprechenden Audit erhalten. Diese nahtlose Integration zwischen Auditmanagement und Maßnahmenmanagement erleichtert die effektive Umsetzung von Maßnahmen, die aus Audits hervorgehen, und gewährleistet eine lückenlose Nachverfolgung und Dokumentation der erforderlichen Schritte zur Risikominimierung und Compliance-Einhaltung.

Auditkalender

Im Auditkalender haben Sie die Möglichkeit, alle geplanten Audits und die zugehörigen Maßnahmen in einer kalendarischen Übersicht einzusehen. Dies erleichtert die Terminplanung, Überwachung und Koordination von Audits sowie die fristgerechte Umsetzung der erforderlichen Maßnahmen. Der Auditkalender dient somit als zentrales Werkzeug zur effizienten Organisation und Verwaltung Ihrer Auditaktivitäten und Maßnahmen.

Audits bewerten

Im Anschluss an jedes Audit haben Sie die Möglichkeit, eine Bewertung abzugeben und zu dokumentieren, welche Ergebnisse das Audit erbracht hat. Dies ermöglicht eine umfassende Auswertung und Nachverfolgung der Auditergebnisse sowie die Identifizierung von Handlungsbedarf und Verbesserungspotenzialen. Die dokumentierten Bewertungen tragen zur kontinuierlichen Weiterentwicklung Ihres Auditprozesses bei und dienen als Grundlage für zukünftige Maßnahmen und Entscheidungen.

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Fristen

Fristen erfassen

Sie haben die Möglichkeit, Fristsachen zu erfassen und dazu Termine und Vorfristen zu definieren. Des Weiteren können Sie Verantwortliche zuordnen und die Fristsachen nach Schadenspotenzial priorisieren. Zudem können in Vision.iC erfasste Rechtspflichten den entsprechenden Fristen zugewiesen werden. Dies ermöglicht eine strukturierte Verwaltung von Fristen und Verpflichtungen in Ihrem Unternehmen und trägt zur rechtzeitigen Erfüllung von Pflichten und zur Minimierung von Risiken bei.

Fristen erledigen

Die Fristenverantwortlichen haben die Möglichkeit, zur Erledigung der Fristsachen Maßnahmen zu erzeugen und im Maßnahmenmanagement zu bearbeiten. Für verlängerbare Fristen können zudem Nachfristen gesetzt werden. Dies erleichtert die gezielte Planung und Umsetzung von Maßnahmen zur rechtzeitigen Einhaltung von Fristen und Verpflichtungen. Durch die Verwaltung von Nachfristen wird sichergestellt, dass auch bei eventuellen Verzögerungen eine angemessene Fristverlängerung berücksichtigt wird.

Fristenkalender

Im Fristenkalender haben Sie die Möglichkeit, alle Fristen und die zugehörigen Maßnahmen in einer kalendarischen Übersicht einzusehen. Dies erleichtert die Terminplanung, Überwachung und Koordination von Fristen und Maßnahmen, um sicherzustellen, dass alle Verpflichtungen fristgerecht erfüllt werden. Der Fristenkalender dient als zentrales Instrument zur effizienten Organisation und Verwaltung Ihrer Fristen und Maßnahmen und unterstützt Sie bei der Einhaltung von Compliance-Anforderungen und rechtlichen Verpflichtungen.

Fristenübersicht

Die Fristenverantwortlichen erhalten einen Überblick über die Fristen, einschließlich ihres Termin- und Bearbeitungsstatus sowie Informationen zu den zugehörigen Maßnahmen und Fälligkeiten. Dies ermöglicht es den Verantwortlichen, ihre Aufgaben effizient zu verwalten, den Fortschritt der Maßnahmen zu überwachen und sicherzustellen, dass alle Fristen rechtzeitig eingehalten werden. Diese Übersicht unterstützt die Fristenverantwortlichen dabei, ihre Aufgaben und Pflichten effektiv zu erfüllen und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Fristen überwachen

In einer Gesamtübersicht der Fristen haben Sie die Möglichkeit, beispielsweise als interne Revision für bestimmte Fristen ein Wiedervorlagedatum festzulegen. Dies ermöglicht es, Fristen erneut zu überprüfen oder zu überwachen, um sicherzustellen, dass die erforderlichen Maßnahmen ordnungsgemäß umgesetzt wurden und die Compliance-Anforderungen erfüllt sind. Das Wiedervorlagedatum dient als Erinnerung und Unterstützung bei der regelmäßigen Überprüfung und Aktualisierung von Fristen und Maßnahmen.

Verwalten Sie Compliance proaktiv mit Vision.iC!

Entdecken Sie Vision.iC Compliance von Communic, Ihre Lösung für effektives Risiko- und Compliancemanagement. Dieses Tool integriert Risikomanagement, Pflichtenmanagement und Compliance-Management nahtlos in Ihren Führungsprozess. Vision.iC Compliance erleichtert die Bewertung von Risiken, bietet einen umfassenden Maßnahmenworkflow und ermöglicht die Vernetzung von Risiken mit Services und Kompetenzen. Es unterstützt die einfache Verwaltung von Audits und ein übersichtliches Management von Fristen. Mit Vision.iC Compliance können Sie Risiken erfassen, bewerten und systematisch verwalten, rechtliche Verpflichtungen effizient aktualisieren und verantwortungsbewusst zuweisen. Nutzen Sie diese Software, um Ihre Compliance-Anforderungen effektiv zu erfüllen und proaktiv zu managen!​
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