Unternehmen sind verpflichtet, alle steuerlichen und rechtlichen Pflichten ausnahmslos einzuhalten, andernfalls drohen Haftung für entstandene Schäden und strafrechtliche Konsequenzen für die Verantwortlichen. Diese Compliance-Problematik wird immer wieder durch spektakuläre Fälle in der Presse verdeutlicht.
1. Die Legalitätspflicht der Geschäftsführung
„Der Vorstand hat für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen und der internen Richtlinien zu sorgen und wirkt auf deren Beachtung im Unternehmen hin (Compliance).“ Diese Selbstverpflichtung ergibt sich aus A.3, Grundsatz 5 des Deutschen Corporate Governance Kodex und entspricht der einhellig anerkannten aktienrechtlichen Legalitätspflicht. Die Einhaltung von Rechtspflichten hat Vorrang vor dem Geschäftsinteresse, das von den Organen eines Unternehmens stets nur im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben zu beachten ist. Diese Legalitätspflicht gilt auch für die Geschäftsführer einer GmbH.
Die Legalitätspflicht der Vorstände bleibt auch dann bestehen, wenn ein Gesetzesverstoß im Interesse der Gesellschaft liegt, nützlich ist oder die Gesellschaft von der Pflichtverletzung profitiert. Rechtsprechung und Literatur leiten die Legalitätspflicht der Geschäftsführer aus § 93 Abs. 1 S. 1 AktG ab. Danach haben Vorstandsmitglieder bei ihrer Geschäftsführung die Sorgfalt eines ordentlichen und gewissenhaften Geschäftsleiters anzuwenden. Diese Pflicht geht allen anderen Pflichten des Vorstands vor.
2. Kenntnis der steuerlichen und rechtlichen Pflichten
Um den steuerlichen und rechtlichen Pflichten nachkommen zu können, müssen diese zunächst lückenlos ermittelt werden. Unkenntnis schützt nicht vor Strafe und Haftung. Juristische Personen sind verpflichtet, rechtlich relevante Informationen zu sammeln, aufzubewahren, weiterzuleiten und abzufragen.1
Jedes Unternehmen hat ein eigenes Pflichtenprofil, das von den Risiken abhängt, die aus dem Geschäftsmodell resultieren und die durch Rechtspflichten so abgewendet werden müssen, dass kein Schaden entsteht. Die erste Aufgabe besteht darin, einen Pflichtenkatalog zu erstellen, der für das Unternehmen von besonderer Bedeutung ist. Die Erstellung einer Pflichtenbilanz ist eine grundlegende Aufgabe des Geschäftsführers. Nur so kann vermieden werden, dass einzelne öffentlich-rechtliche Pflichten übersehen werden.
3. Das Verhältnis von Gesetzen, Rechts- und Handlungspflichten
In der Praxis wird häufig verkannt, dass Rechtspflichten erst für den konkreten Anwendungsfall ermittelt werden müssen. Gesetze sind allgemein und abstrakt für eine Vielzahl von Fällen und Personen formuliert, während Rechtspflichten konkret und spezifisch für natürliche oder juristische Personen formuliert sind. Gesetze können nicht in ihrer Gesamtheit eingehalten werden, sondern nur durch die Erfüllung der aus ihnen abgeleiteten Rechtspflichten.
Auch Rechtspflichten haben zudem einen hohen Abstraktionsgrad. Für die praktische Umsetzung im Unternehmen ist es sinnvoll, sie in handlungsleitende Handlungspflichten zu übersetzen.
Dabei ist es wichtig, Rechts- und Handlungspflichten klar von Aufgaben und Maßnahmen abzugrenzen. Pflichten adressieren die Führungsverantwortung, organisatorisch sicherzustellen, dass etwas in einer bestimmten Art und Weise getan wird. Aufgaben und Maßnahmen sind konkrete aus der Pflicht abgeleitete konkrete organisatorische Anweisungen an die Ausführenden.
Die Expertensoftware Vision.iC Legal enthält für das Steuerrecht einen umfangreichen Katalog von Rechts- und Handlungspflichten, die für alle Unternehmen relevant sind.
4. Organisation der Rechts- und Handlungspflichten in fünf Schritten
Mit der Führungssoftware Vision.iC kann der Katalog der Rechts- und Handlungspflichten aus dem von Steuerexperten gepflegten Softwaretool Vision.iC Legal importiert werden:
- Einschlägige Pflichten identifizieren: Die Software hilft, irrelevante Rechts- und Handlungspflichten herauszufiltern und einschlägige Pflichten auszuwählen.
- Pflichten delegieren: Die Rechts- und Handlungspflichten werden den pflichtenverantwortlichen Personen zugewiesen. Vision.iC erstellt automatisch ein Delegationsschreiben.
- Pflichten organisieren: Die Pflichtenverantwortlichen verankern ihre Pflichten in den Geschäftsprozessen und Aufgaben der Mitarbeitenden und sorgen für deren konforme Erfüllung, systematische Kontrolle und Dokumentation.
- Konformität der Pflichtenorganisation nachweisen: Die Pflichtenverantwortlichen bestätigen ihre Verantwortung in regelmäßigen Feedback-Zyklen.
- Konforme Erfüllung der Pflichten nachweisen: Die Mitarbeitenden berichten monatlich über die pflichtenkonforme Erfüllung ihrer Aufgaben.
5. Aktualisierung der steuerlichen Rechts- und Handlungspflichten
Alle einschlägigen Rechtspflichten müssen aktualisiert werden, wenn organisatorische Veränderungen oder Änderungen des Steuerrechts dies erfordern. Ohne diese Aktualisierung kann die Einhaltung der aktuellen Rechtsvorschriften nicht gewährleistet werden. Die Pflichtenverantwortlichen werden dabei von Steuerexperten und der Führungssoftware Vision.iC unterstützt. Ein risikoorientierter Ansatz ist entscheidend, da Änderungen im Kontext der spezifischen Situation zu neuen Rechts- oder Handlungspflichten führen.
Werden neue einschlägige Pflichten identifiziert, werden diese von den Experten in den Pflichtenkatalog eingepflegt und in die Kundendatenbank importiert.
1 Im Grundsatzurteil des V. Zivilsenats vom 02.02.1996 hat der BGH entschieden, die „Wissensaufspaltung“ im Rahmen der Organisation eines Unternehmens mit Hilfe von Organisationspflichten generell und für alle Rechtsformen zu überwinden. BGH, 02.02.1996 – V ZR 239/94 – Wissensaufspaltung
